No mundo corporativo, a tomada de
decisão é fundamental e tem que ser feita de maneira rápida quando surge
um problema para evitar qualquer tipo de prejuízos, assim evitando ou
reduzindo erros.
Por mais experientes e qualificados sejam os
envolvidos no projeto, sempre há chance de falha, por isso não é
recomendado o uso de “achismo”, opiniões pessoais ou mesmo intuição. As
tomadas de decisões têm que ser feitas a partir de fatos.
Essa ferramenta, criada por Kaoru Ishikawa,
ajuda a organizar e direcionar o raciocínio para prováveis causas de um
problema, ajudando a ver todo seu processo e seus efeitos no
funcionamento de vários setores da organização.
O que é Diagrama de Ishikawa?
Famoso também por outros nomes, como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama Espinha de Peixe,
é uma ferramenta que torna os problemas mais visuais, onde torna mais
fácil enxergar, gerenciar e controlar diferentes áreas da empresa, dando
suporte também para ver as reais causas de problemas ou soluções em
determinado setor.
Esse diagrama tem inúmeras funções, não só de
identificar o problema e suas causas, mas como melhorar a tomada de
decisão nos processos da empresa, tornando a solução do problema a
melhor possível. Por se tratar de um diagrama que é mais visual, é
possível ter uma noção do problema que acontece e como a equipe pode
resolver.
Como utilizar
Em 4 passos, você aprenderá a usar essa simples, porém eficaz, ferramenta para solucionar problemas.
1 – Definir o problema
O passo inicial é selecionar um problema
que será analisado. Dito isso, não utilize definições muito amplas., no
lugar, por exemplo, pode ser utilizado. Seja especifico em relação ao
problema, por exemplo:
• Peça da máquina X com defeito.
• Produto final com defeito
• Erro de contagem de dinheiro no caixa
• Erro na contagem de peças no almoxarifado
• Atendimento das operadoras de caixa lento
• Caminhão de entrega não chega no horário
2 – Criar a espinha de peixe e marcar o problema que será analisado;
Para montar o diagrama, será necessário
definir quais serão as espinhas do peixe, em outras palavras, as áreas
que o problema será analisado. Claro que isso pode mudar de acordo com
sua empresa e suas necessidades, mas a base fundamental é essa. Também
conhecido como 6Ms, esse método propõe 6 áreas para que as causas sejam
divididas.
I. Método: o método
usado em determinado processo pode estar causando o problema por não ser
adequado. Esse item diz respeito aos métodos que a organização usa para
executar seus objetivos.
Exemplos:
• Uso de Software
• Técnica de Vendas
• Controle de Qualidade
• Tipo de jornada de trabalho
• Processo do produto mal dimensionado
II. Material: os materiais usados podem não ser próprios para o fim que ser quer, causando um problema.
Exemplos:
• Má conservação do material
• Matéria prima de má qualidade
• Fornecedor não confiável
• Especificação não adequada
• Não foram solicitados
• Ferramenta não adequada para o serviço
III. Mão-de-obra: Eles
sabem o que precisa ser feito? Os funcionários estão trabalhando
corretamente? Algum treinamento é preciso? Os métodos podem estar
corretos e a falha está nas pessoas que executam o trabalho, é
necessário avaliar a aplicação por meio dos colaboradores envolvidos.
Exemplos:
• Treinamento não adequado
• Excesso de conversa paralela
• Palestras
• Reuniões diárias
• Operários sem transporte
• Falta de comunicação entre gestores
IV. Máquinas: Todos os
equipamentos estão funcionando corretamente? São modernos? A produção
está em dia? Manutenção é regular? Inspecionar o maquinário que é usado é
fundamental para sua manutenção ou evitar sua decomposição, de forma a
fazer a máquina durar o máximo de tempo possível.
Exemplos:
• Equipamento antigo
• Paradas constante para manutenção
• Falta de manutenção
• É adequado para o trabalho realizado?
V. Medidas: as métricas
estão dentro do esperado? Os resultados apresentados pelas maquinas ou
funcionários estão sendo avaliados corretamente? As metas estão sendo
atingidas? Os controles derivados dessas mediadas podem ser afetados
também.
Exemplos:
• Bônus salarial
• Mudança de horário
• Incentivos
• Equipamento mal calibrado
• Sistema de controle de produção
VI. Meio ambiente: Aqui
não se fala apenas da natureza, como poluição. Aqui falamos também do
ambiente que a empresa está inserida. Há barulho excessivo dentro da
empresa? Faz muito calor no interior da fábrica? Existem poucas cadeiras
disponíveis para os funcionários?
Exemplos:
• Falta de espaço na linha de produção
• Muito calor no ambiente
• Muita chuva
• Lugar úmido
• Risco de desastre ambiental
• Região com alto índice de assalto
3 – Reúna a equipe
Depois de levantar o problema e criar a estrutura dos 6Ms, é chegada a hora de reunir os envolvidos no processo e fazer um brainstorm.
Na verdade, é de super importância também reunir pessoas que não estão
ligadas diretamente no processo, elas vão trazer outra visão e talvez
podemos até descobrir que o problema impacta outros setores. Por isso
além dos envolvidos no processo, o ideal é ter pelo menos um
representante de cada setor se possível. Nesse passo, podemos
utilizar a ferramenta “5Porquês” como apoio para encontrar o problema
raiz. Fizemos uma publicação sobre essa ferramenta que pode ser vista
clicando aqui.
4 – Analise as causas e fatores atrelados a estas e planeje ações
Analise as possíveis causas do problema
de forma a encontrar quais tem mais impacto e as soluções propostas.
Feito isso, faça um planejamento das ações de correção propostas e um
prazo para sua realização.
Exemplo 1
Vamos supor que há um problema em
relação ao envio de um produto, o problema pode estar não somente na
logística adotada, pode estar também com as maquinas envolvidas no
processo, que elaboraram o produto com atrasos ou em sua capacidade
máxima, ou até mesmo com o entregador que não estava com o endereço
certo.
Obs.: Se é possível ligar a causa
analisada como o problema, gerando uma relação de causa e efeito, isso é
anotado dentro do seu campo correspondente, que no exemplo pode ser
tanto Maquina, Mão-de-Obra e Medida.
Exemplo 2
Aqui uma empresa de confecção de roupas
encontra um problema de “costuras fora de padrão”. Feito uma reunião com
envolvidos e outros membros que queriam ajudar, foi levantando algumas
possibilidades que estavam ocorrendo o erro.
Método:
• Mal alinhamento da máquina;
• Sem sinalização onde a costura deve ser feita.
Mão de Obra:
• Sem treinamento adequado para atividade;
• Aceleração da produção para bater metas.
Meio Ambiente:
• Falta de refrigeração. (O que poderia causa maior desgaste dos colaboradores)
Máquina:
• Má calibração da maquina
• Sem sistema de correção automático
• Maquina não serve para atividade de costura
Quando você traz um problema e o analisa utilizando os 6Ms, é possível identificar as principais causas dos problemas num determinado processo e assim fazer devidas melhorias.
Esse artigo foi escrito em parceria com a SolarPlex.
Solarplex.com.br/
